Achats / Frais
Présentation de l'interface
Dans la section Achats / Frais, vous avez une vue d'ensemble sur tous les frais et achats liés à votre activité. L'interface se divise en plusieurs parties importantes.
Tout en haut, trois indicateurs vous informent des frais : le premier montre les frais du mois en cours, le second les frais pour l'année, et le troisième le total de vos frais jusqu'à ce jour. Ces indicateurs vous offrent une vue rapide de vos dépenses et encaissements.
Juste en dessous, une barre de filtrage vous permet de trier les documents selon différents critères, comme la période, le type de dépense ou la catégorie.
Ensuite, la liste des documents s'affiche. Chaque ligne représente un frais, avec des informations comme la date, le type, le nom du fournisseur, la catégorie, le montant hors taxes (HT), le montant toutes taxes comprises (TTC), le montant de TVA, et l'indication si la TVA a été récupérée ou non.
Pour chaque ligne de dépense, des options supplémentaires, telles que « Scanner avec mon téléphone » ou « Ajouter des nouveaux documents », en haut à droite, vous permettent d'ajouter des justificatifs.
Les différentes façons d’ajouter une dépense d’entreprise
Plusieurs options sont disponibles pour ajouter une dépense d'entreprise selon la situation. Vous pouvez ajouter des documents scannés ou créer des frais sans justificatifs.
Vous pouvez ajouter des documents scannés tels que des factures d'achat ou des tickets de caisse. Les documents scannés peuvent être importés directement dans Kolirys. Une autre option est d'ajouter des frais sans documents pour des charges sociales ou des frais bancaires.
Dans l'interface, remplissez les informations obligatoires comme le nom du document, la date, l'entreprise émettrice, ainsi que les montants HT, TTC, et TVA. Vous pouvez également ajouter une description.
Scanner un document via l’application mobile
Kolirys vous permet de scanner un document via l’application mobile pour plus de simplicité et d’efficacité.
Téléchargez l’application sur l'AppStore ou Google Play. Depuis l’onglet "Achats/Frais", appuyez sur « Ajouter une dépense ». Vous aurez plusieurs options pour joindre un justificatif : prendre une photo, choisir une image depuis la galerie ou importer un fichier.
Si vous prenez une photo, capturez l'image du document, puis ajustez ou reprenez si nécessaire. Remplissez ensuite les informations obligatoires et enregistrez la dépense pour finaliser.
Réglages et données d’une dépense
Pour consulter ou modifier les détails d'une dépense, cliquez simplement sur la ligne de dépense dans la liste.
La fiche présente les détails comme la date, le nom de la dépense, et le nom de l'entreprise associée. Vous verrez également les montants HT, TTC et TVA, et pouvez indiquer si la TVA est récupérable.
Un champ "Description" est disponible pour ajouter des informations spécifiques. Vous pouvez aussi joindre des fichiers justificatifs ou supprimer la dépense si nécessaire. Les opérations bancaires associées sont également affichées.
Exportation des dépenses
Pour exporter vos dépenses, accédez à la section "Achats/Frais" et utilisez les filtres pour sélectionner la période, les montants (HT, TTC, TVA), et les catégories.
Cochez les dépenses souhaitées ou sélectionnez-les toutes, puis cliquez sur Exporter en CSV. Le fichier CSV contient des colonnes détaillées (nom, description, entreprise, montants, date, catégorie).
Une fois généré, le fichier CSV est compatible avec Excel, Google Sheets ou Numbers, parfait pour des traitements supplémentaires ou archivage.
